Vous souhaitez organiser un événement pour votre entreprise. La tentation est grande de retrousser ses manches et de monter l’affaire vous-même. Mais organiser un event, quel qu’il soit est chronophage, exige de l’expérience, la maîtrise d’un nombre infini de détails et la gestion harmonieuse de plusieurs prestataires. Bref, c’est un métier à part entière !
D’autant que les types d’événements demandent chacun des attentions particulières :
Que votre brief soit précis ou encore à l’état d’ébauche, un premier rendez-vous avec l’agence pour parler de votre projet événementiel est fondamental. C’est en parlant de l’esprit que vous voulez donner, des objectifs que vous visez à travers cet événement, de l’ambiance que vous souhaitez créer que les idées vont pouvoir jaillir. A l’heure où l’originalité fait toute la différence, pour les collaborateurs comme pour les clients, une agence événementielle saura imaginer des solutions inédites… qui vous surprendront peut-être vous-même ! Un lieu et un cadre originaux ? Des dispositifs technologiques innovants ? Des animations stupéfiantes ? En vérité, un bon chef de projet n’aime pas la monotonie et déteste se répéter ! Son expérience ne lui sert pas à réutiliser des idées déjà vues ailleurs mais, au contraire, à éviter les fausses bonnes idées qui se sont montrées peu convaincantes. Aussi, au courant des dernières tendances, de ce qui fonctionne et plaît à coup sûr tout en comprenant vos besoins et vos objectifs, l’agence événementielle peut vous proposer un projet sur mesure… et très efficace !
Un événement est constitué d’une foule de détails tous aussi importants les uns que les autres. Trouver les bons lieux, prendre les bons prestataires techniques, sélectionner le bon traiteur mais aussi penser aux cintres du vestiaire, au nettoyage de la salle, compter les chaises et les assises… Une agence a toute une panoplie de fournisseurs et saura sélectionner ceux qui seront le plus en phase avec la nature de votre événement. Ce réseau est nécessaire à la réussite de votre projet. Grâce à lui, tous les aspects de votre événement seront une véritable réussite. L’agence reste votre seul interlocuteur, pour un gain de temps précieux et des échanges constructifs. Grâce à des reportings réguliers, vous serez à même de suivre l’élaboration du projet quasi en temps réel. Un échange utile pour changer, corriger, améliorer et affiner le projet !
Faire confiance à une agence évènementielle pour votre projet, c’est l’assurance de respecter le budget établi. En organisant un évènement en interne, il n’est pas rare de voir le montant que vous aviez prévu exploser ! Entre les calculs approximatifs, les imprévus et les dépenses oubliées, les mauvaises surprises ne sont jamais bien loin. L’agence événementielle s’assure que votre budget soit respecté, et cela grâce à sa connaissance des prestataires externes, sa capacité à négocier des devis et, bien-sûr, son expérience. Son rôle est aussi de prévoir les imprévus qui ne manquent jamais et peuvent venir alourdir considérablement le budget: Des invités supplémentaires donc des agents de sécurité en plus? Une soirée plus longue que prévue donc des contrats de prestations plus longs pour les prestataires? Le rôle de l’agence est de vous faire remonter toutes les variations du budget en toute transparence. De cette façon, vous pouvez assurer le final cut en toute connaissance de cause. Car vous seul savez, avec votre connaissance de la culture d’entreprise, ce qui est prioritaire ou non. Ainsi, pas de mauvaise surprise!
Pourquoi organiser un évènement si vous n’en profitez pas ? Vouloir tout gérer de A à Z, de la conception à la réalisation, c’est un risque pour vous de passer à côté de votre évènement. Avec une agence, nul besoin de vous inquiéter, tous les aspects de l’événement, toutes les surprises ou les rebondissements de dernière minute sont gérés efficacement. Alors, amusez-vous!