Une soirée d’entreprise vous permet de fédérer vos équipes lors d’un moment convivial. Il permet aussi de valoriser votre société en projetant une image dynamique. Mais mettre sur pied une staff party n’est pas une mince affaire. Que l’on soit une grande structure ou une PME plus modeste, l’organisation d’un événement pour le personnel nécessite des choix clairs et beaucoup d’anticipation.
Une fête d’entreprise peut avoir plusieurs objectifs. Bien plus qu’un simple moment festif, elle doit être considérée comme un rendez-vous à ne manquer sous aucun prétexte.
Il s’agit d’abord de créer des liens entre collègues et susciter du partage. C’est l’occasion parfaite pour passer un moment privilégié avec vos collègues, discuter en toute liberté avec eux, découvrir peut-être des facettes que vous ne soupçonniez pas. Du coup, c’est le moment idéal pour créer des liens forts entre chacun.
Il s’agit ensuite de permettre de diminuer la pression. En offrant des moments de détente, vous permettez à tout le monde de décompresser et d’évacuer la pression. Rien de tel pour repartir ensuite du bon pied et être plus efficace!
C’est également une belle occasion de remercier ses collaborateurs. N’oubliez pas que l’événement leur est entièrement dédié! C’est un excellent moyen de mettre en valeur les équipes et montrer, par son organisation même, que votre entreprise a su penser à tout. et avant tout à eux par de petites attentions.
Enfin, une staff party est un beau canal pour promouvoir votre société. Business is business! Si vous mettez tous les ingrédients nécessaires et si vous maitrisez votre communication à la perfection, votre société ressortira grandie de cette fête.
En fixant la thématique de votre événement, vous lancez une dynamique générale : vos collègues réfléchiront à leurs vêtements, à leurs déguisements si vous en demandez et ils se demanderont quelles surprises en lien avec le thème vous leur préparez. Il n’y a pas de thème idéal. Bien sûr, adaptez votre choix aux goûts de vos collaborateurs et à leurs profils. Pensez aussi à une thématique qui puisse être cohérent avec l’image de l’entreprise. A partir de là, vous pourrez choisir des animations en lien avec l’ambiance choisie. Aujourd’hui, il est possible de trouver des animations 3D et des photobooths adaptés à toutes les situations et même customisables. Tout est possible!
Prenez au moins 6 mois pour la préparation de votre événement.
Le choix de la date est fondamental. Il faut vérifier avec tous les services la disponibilité de chacun, en particulier des responsables qui se doivent de tous y participer. Cette date conditionnera évidemment la réalisation des save-the-date et de l’invitation proprement dite.
Prenez le temps de visiter tous les sites possibles. Il est en effet judicieux de situer un tel événement hors des locaux de la société car il est plutôt compliqué d’être festif dans le local où l’on travaille tous les jours! De plus, il est important de choisir un lieu en rapport avec la thématique que vous aurez choisie. Le lieu donne le ton! Mais il faut s’assurer que la jauge convient, que l’emplacement convient à tout le monde et que l’endroit offre toutes les garanties de sécurité. Bref, ne sous-estimez pas cette démarche car chercher le lieu idéal peut être long et chronophage! Une fois choisi, ce n’est pas fini! Il faudra bien sûr effectuer de nombreuses visites techniques avec tous vos prestataires.
Construisez le déroulé de votre événement: à quelle heure la soirée commence-t-elle? Comment s’organise-t-elle? Il y a t-il des interventions avant le cocktail et le lancement de la festive proprement dite? Combien de temps durera votre introduction? Avez-vous une présentation? Autant de questions dont les réponses vont construire concrètement l’ambiance de l’événement. Pour moment agréable, pas trop de discours de manager! Un mot d’accueil, des remerciements, des perspectives… et basta! Plus inspirante, la prestation courte (pas plus de 20′) d’une personnalité extérieure (grand chef, sportif, conférencier international, artiste, etc.) peut être une belle option pour ouvrir la fête. Pour cela, voir le billet: pourquoi faire intervenir un key speaker?
Pensez à la sécurité. Il faut être sincère, l’alcool, s’il fait partie de la fête, peut aussi tout gâcher et, hélas, causer des drames. Pour cela, assurez-vous que vos invités rentrent chez eux en toute sécurité en proposant des chambres d’hôtel, en proposant un service de navettes ou même en testant leur taux d’alcoolémie à la fin de votre événement! La sécurité est une chose qui semble évidente, mais que l’on oublie souvent quand l’amusement devient une priorité.
Choisissez judicieusement votre catering. Et avant toute chose, posez-vous la question de la restauration par rapport à l’ambiance que vous voulez donner et aux attente des vos invités. Voulez-vous éblouir vos convives par des mets d’exception ou estimez-vous que ce n’est pas un point essentiel? Etant donné que c’est un poste budgétaire important, la donne peut changer selon le choix que vous ferez. N’oubliez pas non plus les besoins alimentaires et les allergies de vos invités pour que tout le monde puisse en profiter.
Nerf de la guerre, le budget conditionne évidemment le projet. Les plus gros postes risquent d’être celui du catering et de la location des lieux. Ensuite, l’aménagement, les décorations et le nombre d’animations peuvent constituer des variables d’ajustement. Néanmoins, il est préférable de compter (aujourd’hui en 2020) 180 à 200 euros par invité.
Le meilleur moyen de savoir si la staff party que vous avez mis tant de mois à organiser est réussie est d’y participer! Mais si vous avez fait tout cela seul, il faudra que vous ayez l’œil à tout pendant la soirée. Pour éviter le stress et en profiter au maximum, pourquoi ne pas faire appel à une agence pour tout coordonner ?
