La conférence de presse apparaît souvent comme LA solution pour communiquer avec presse. Mais alors, comment l’organiser ? Et dans quelles circonstances ? Découvrez nos conseils.
Etape 1 – Choisir la date
La première étape est bien entendu de choisir une date pour sa conférence de presse, en évitant le lundi, qui est souvent synonyme de réunions pour les journalistes, et les vacances scolaires. Préférez le matin, car les journalistes sont plus disponibles que l’après-midi, généralement consacré à la rédaction de leurs articles. 9h, pour le café, ou 11h, sont des créneaux appréciés – dans tous les cas, pensez aux boissons et à une petite collation pour faire bon accueil !
Etape 2 – Sélectionner un lieu
Une fois la date bloquée, il est temps de se pencher sur le lieu. L’idéal est de les accueillir au sein de vos locaux, afin de s’approprier complètement l’événement. Si votre entreprise est trop excentrée, privilégiez le salon d’un hôtel ou l’étage d’un café au centre ville, car la proximité du lieu est importante pour les journalistes.
Etape 3 – Définir un déroulé précis
Enfin, il est important de définir un déroulé précis. Misez sur une conférence de presse concise, les journalistes n’apprécieront pas d’être retenus 2h30 en conférence ! Commencez par une introduction, puis déroulez les points importants que vous souhaitez aborder en les étayant de chiffres. En amont, il est important de définir de quoi parlera quelle personne, surtout si vous avez plusieurs orateurs. 1h de conférence est un maximum ! Ensuite, laissez aux journalistes le soin et l’occasion de poser les questions qu’ils souhaitent.
Etape 4 : Préparer un dossier de presse
Le must est de préparer un mini dossier de presse reprenant toutes les informations, qui est remis aux journalistes à leur arrivée. Ainsi, ils peuvent se concentrer sur l’écoute, sans devoir prendre de notes frénétiquement, et vous vous assurez qu’ils aient les bon(ne)s dates, informations, noms et chiffres !
Une fois toutes ces étapes réalisées, il est temps d’inviter les journalistes.
J- 1 mois : le save the date
Idéalement, envoyez un save the date 1 mois à l’avance, afin que la rédaction puisse le noter au planning.
J- 20 / 15 jours : l’invitation presse
Ensuite, vous pouvez envoyer votre invitation presse à J-3 semaines voire J-15 jours. Cette invitation doit dans l’idéal préciser le déroulé de la conférence de presse, ainsi que les orateurs, mais surtout, ne dévoilez pas les informations principales, sinon, personne ne se déplacera pour les entendre !
J- 8 : les relances téléphoniques
A J-8, il est fortement conseillé de débuter une campagne de relances téléphoniques. Si vous n’osez pas appeler les journalistes en direct, passez par le standard de la rédaction, et demandez si la conférence de presse est notée et s’ils comptent envoyer un journaliste; ils vous répondront sans problème. Vous aurez d’ailleurs probablement à rappeler dans les jours suivants, à leur demande, afin d’avoir une réponse précise, car les rédactions se décident souvent au dernier moment. Cette étape est indispensable si vous voulez pouvoir faire une liste des journalistes présents, et la fournir aux orateurs, afin qu’ils sachent qui sera en face d’eux ! Cela vous aidera également, si vous voyez que personne ne peut venir, à annuler et/ou décaler à une date ultérieure.
J-1 : le dernier email de rappel
La veille, n’oubliez pas de renvoyer un petit mot aux journalistes qui ont confirmé leur présence (et ceux que vous n’avez pas réussi à avoir en ligne, dans le doute), en re précisant le lieu, l’adresse, l’heure et le téléphone de contact en cas de besoin. Cela leur facilitera la tâche et a le mérite d’être un dernier rappel souvent bien utile !
Non, probablement pas. Il fut un temps où la conférence de presse était le seul moyen de délivrer un message aux journalistes. Mais ce temps est bien révolu ! Aujourd’hui, de nombreuses options s’offrent à nous, lorsque l’on veut communiquer sur un sujet dans la presse. Le communiqué de presse est probablement l’outil majeur utilisé de nos jours, car il arrive directement dans la boîte email du journaliste, qui peut traiter l’information -s’il le souhaite- directement de son bureau, quasiment en instantané. L’organisation de rencontres en one-to-one est également une option appréciée du journaliste, car il a son interlocuteur pour lui tout seul et de manière moins formelle. Alors, avant de vous lancer, demandez-vous quel outil est le plus pertinent, ou sollicitez une agence de relations presse pour vous conseiller !