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Invitation mode d'emploi !

Le 31-01-2019
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Votre événement est prêt, la date et le déroulé sont fixés, le traiteur réservé, les discours (presque) écrits, l’agence événementielle choisie depuis longtemps (Takaneo, bien sûr !), bref, ne manque qu’une chose : l’invitation. Mais quel support choisir, quel canal utiliser ?

Si c’est une invitation pour un événement corporate dédiée aux collaborateurs de l’entreprise, le mail interne est évidemment le moyen le plus simple et le plus direct. Cependant, si c’est une soirée réservée à des invités extérieurs à l’entreprise, l’invitation par mail est d’utilisation plus délicate :

Techniquement, il y a d’abord le risque qu’elle aboutisse parmi des spams qui n’ont pas été consultés depuis octobre 2002 (et qui ne le seront jamais dans le futur, d’ailleurs). Ensuite, il est plus que probable que votre invitation, dûment mise en page et joliment illustrée, ne s’ouvre pas correctement et que s’affichent de vilaines petites croix en lieu et place des images patiemment choisies. Enfin, même si votre invitation parvient à dépasser ces deux étapes, il n’en restera pas moins qu’elle risque d’arriver mêlée à des annonces de soldes chez Castorama et des promotions de bulbes à floraison précoce chez Jardiland. Dans ces cas-là, c’est évidemment le papier qui s’impose. A l’heure où tout se dématérialise, l’invitation physique, c’est chic !

Le format doit refléter l’événement : s’il est prestigieux, original, festif – et si le budget peut suivre – n’hésitez pas à laisser libre cours à votre graphiste pour étudier tous les formats possibles ! Le type de papier et son grammage ont également leur importance. Et puis, la forme annonce la couleur, symbolise l’esprit de l’événement, bref est un vecteur puissant pour déclencher chez l’invité l’envie d’y participer. Dans ces cas-là, le support est tout aussi important que le contenu.

Ensuite, une fois la forme définie, il est essentiel de ne rien oublier en matière d’informations : qui invite et pour quel type d’événement ? L’invitation est-elle strictement personnelle ou peut-on venir à deux ? S’il y a un déroulé précis (accueil, discours, animations, rencontres, etc.) n’oubliez pas de le préciser.

N’oubliez pas non plus le plan d’accès, l’indication de parking à proximité ou la présence de voiturier si c’est le cas. Traitez le ou les logos avec modération : ce n’est pas parce qu’ils seront plus gros qu’on les verra mieux ! En revanche, on les verra mieux s’ils sont harmonieusement placés sur l’invitation. Enfin, indiquez une adresse mail spécialement dédiée pour les réponses ou glissez un RSVP avec votre invitation car il faudra bientôt traiter les retours. Enfin, pour le bon timing, faites les partir à peu près 5 semaines avant l’événement.

Dernière question : une fois ces magnifiques invitations réalisées, combien en envoyer selon le nombre d’invités que je veux accueillir ? Généralement, il est prudent de compter entre 10 et 25 % de no-shows, souvent plus, rarement moins… à moins qu’il ne s’agisse du mariage du Prince Harry. Dans ce cas-là, préparez-vous à gérer le surbooking. Bon courage !

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Christophe Coffrant
Christophe Coffrant
Project Manager
c.coffrant@takaneo.com
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